Wie man einen DaRT-Extrakt öffnet

Sie haben einen DaRT-Extrakt erhalten — oder sind auf einen Ordner mit Dateien gestoßen, die Bezeichnungen wie DART, DART_01, DART_02 usw. tragen — und fragen sich, was damit zu tun ist. Dieser Artikel erklärt, was Sie vor sich haben und was Sie wirklich brauchen, um den Extrakt zu öffnen.

Ein DaRT-Extrakt ist keine einzelne Datei

Das Erste, was man wissen muss: Ein DaRT-Extrakt ist keine einzelne Datei, die man einfach doppelklickt und öffnet. Er besteht aus einer Sammlung von Dateien, die gemeinsam einen Datensatz bilden. Der Grund ist einfach: Ein DaRT-Extrakt enthält viele verschiedene Tabellen, von denen einige sehr groß werden können. Diese Datenmenge passt nicht bequem in eine einzige Datei, weshalb SAP den Extrakt automatisch auf mehrere Dateien aufteilt, sobald eine Größenbeschränkung erreicht wird. Jede Datei ist eine Fortsetzung der vorherigen.

Wenn Sie einen DaRT-Extrakt erhalten, finden Sie typischerweise einen Ordner mit mehreren dieser Dateien. Die erste Datei trägt den bei der Extraktion gewählten Namen ohne Nummer (z. B. DART), jede Fortsetzungsdatei erhält eine zweistellige Nummer (DART_01, DART_02, …). Sie gehören alle zusammen und müssen als Ganzes gelesen werden.

Sie können die Dateien in einem Texteditor öffnen — aber das bringt Sie nicht weit

Die Dateien sind einfache Textdateien. Nichts hindert Sie daran, eine davon in Notepad, TextEdit oder einem anderen Texteditor zu öffnen. Was Sie sehen werden, sind Zeile für Zeile von Werten, die durch ein Trennzeichen wie ein Komma oder Semikolon voneinander getrennt sind. Etwa so:

050000011100011400;K;2023;0100000001;...

Technisch lesbar. Praktisch bedeutungslos — zumindest auf den ersten Blick.

Das Problem liegt nicht beim Texteditor. Das Problem ist, dass das DaRT-Format hochgradig strukturiert und selbstbeschreibend ist — und diese Struktur ist nicht sichtbar, wenn Sie einfach eine Datei öffnen. Jede Zeile beginnt mit einem kurzen Code, der angibt, um welche Art von Datensatz es sich handelt: ein Buchungsbeleg-Kopf, eine Einzelposition, ein Kreditorenstammdatensatz, eine Prüfsumme und so weiter. Es gibt Dutzende verschiedener Datensatztypen, jeder mit seinen eigenen Feldern. Ohne zu wissen, welcher Code welchem Datensatztyp entspricht und welche Position welchem Feld, lassen sich die Daten nicht interpretieren.

Was steckt in einem DaRT-Extrakt

Um zu verstehen, warum der Rohtext so aussieht wie er aussieht, hilft ein Blick darauf, was tatsächlich enthalten ist. Ein DaRT-Extrakt ist in Segmente gegliedert. Jedes Segment enthält einen bestimmten Typ von Daten. Die wichtigsten Typen sind:

• Bewegungsdaten — die eigentlichen Buchungen: Hauptbuchpositionen, Belegköpfe und -positionen, Warenbewegungen, Verkaufs- und Einkaufsbelege. Das ist der größte Teil des Extrakts.
• Stammdaten — die Referenzdaten, auf die sich die Bewegungsdaten beziehen: Kreditoren, Debitoren, Sachkonten, Kostenstellen, Materialien und mehr.
• Selektionsdaten — eine Aufzeichnung der Kriterien, die bei der Erstellung des Extrakts verwendet wurden: welche Buchungskreise enthalten sind, welche Geschäftsjahre, welche Zeiträume.
• Metadaten — eine technische Beschreibung aller anderen Segmente: welche Felder sie enthalten, welchen Datentyp jedes Feld hat und wie lang jedes Feld ist. Dies macht das Format selbstbeschreibend.
• Prüfsummen — Werte, mit denen die Integrität des Extrakts überprüft werden kann, um sicherzustellen, dass keine Datensätze verändert oder entfernt wurden.
• Ein Segmentverzeichnis — ein Index am Ende des Extrakts, der einem Leseprogramm mitteilt, wo jedes Segment in der Datei beginnt, damit die Daten effizient gefunden werden können.

All diese unterschiedlichen Datensatztypen liegen verschachtelt in denselben Textdateien. Das Metadaten-Segment ist dabei besonders wichtig: Es ist das, was ein Programm zuerst einlesen muss, um die Struktur aller anderen Segmente zu verstehen.

Warum Sie ein spezielles Programm benötigen

Einen DaRT-Extrakt korrekt zu lesen bedeutet, mehrere Schritte nacheinander auszuführen: die Metadaten finden und auswerten, um die Struktur zu verstehen, dann jeden Datensatz anhand dieser Struktur lesen, Bewegungsdaten mit Stammdaten verknüpfen und alles so aufbereiten, dass es für einen Menschen verständlich ist. Ein Texteditor kann das nicht. Eine Tabellenkalkulation auch nicht — nicht bei Dateien, die mehrere Gigabyte groß sein können und bei denen die Metadaten benötigt werden, um die anderen Datensätze zu entschlüsseln.

Deutsche Betriebsprüfer nutzen traditionell IDEA (von Caseware), um DaRT-Extrakte auszuwerten. Aber IDEA ist ein teures, allgemein einsetzbares Prüfungswerkzeug — für Steuerberater und ihre Mandanten, die einfach einen DaRT-Extrakt öffnen und durchsuchen wollen, ist das mehr als notwendig.

DaRT Reader: genau dafür gebaut

DaRT Reader ist eine speziell entwickelte Anwendung zum Öffnen und Durchsuchen von DaRT-Extrakten. Sie verweisen das Programm auf den Ordner mit Ihren Extraktdateien — und es erledigt den Rest: Metadaten einlesen, jeden Datensatztyp entschlüsseln und die Daten in einer klaren, navigierbaren Struktur darstellen. Sie können die verfügbaren Tabellen durchsuchen, Datensätze filtern und nach bestimmten Belegen suchen — ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben oder eine Datenbank einzurichten.

Wenn Sie in der Steuerberatung, Forensik oder internen Revision tätig sind und einen DaRT-Extrakt auswerten müssen, nehmen Sie unten Kontakt auf und fordern Sie eine Demo an.