Die unterschätzte Stärke von SAP DaRT

In meinen Jahren als Steuerberater bei Big-4-Gesellschaften stand ich bei fast jedem Mandat vor derselben Herausforderung: Zugang zu den richtigen Mandantendaten für Steueranalysen zu bekommen. Das SAP Data Retention Tool — DaRT — erwies sich dabei als eine der praktischsten Lösungen, die ich gefunden habe — und gleichzeitig als eine, über die kaum jemand spricht.

Datenbeschaffung im Steuerbereich ist schwierig

Wenn Sie im Steuerbereich tätig sind und Steueranalysen auf Mandantendaten durchführen möchten, ist die Datenbeschaffung eine nicht-triviale Aufgabe. Steuerdaten sind in Business-Warehouses oder Data Lakes oft kein Thema. Die Installation von Extraktoren ist häufig zeitaufwendig und wird von der IT oder Datenschutzbeauftragten sofort blockiert, wenn das Mandat klein ist. Eine andere Möglichkeit, Tabellen Schritt für Schritt zu extrahieren, ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Die Daten, die Sie brauchen, verlassen das Unternehmen ohnehin

Daher ist es ein hervorragender Ausgangspunkt, mit Daten zu beginnen, die Unternehmen typischerweise bei Betriebsprüfungen vorlegen müssen. Erstens haben staatliche Stellen und Branchenverbände die Daten definiert, die im Rahmen von Betriebsprüfungen relevant sind — ein Umfang, der für Ihre Analysen oft ausreicht oder ein guter Ausgangspunkt für weitere Daten ist. Zweitens verfügen ERP-Systeme über integrierte Extraktoren, die die Daten für Sie extrahieren. Die IT schätzt das, weil keine neue Anwendung im ERP installiert werden muss. Datenschutzbeauftragte schätzen es, weil es sich um Daten handelt, die das Unternehmen ohnehin bei einer Betriebsprüfung herausgeben würde.

Gerade die Vorteile des ersten Punktes sollten nicht unterschätzt werden. Wenn Sie Daten akquirieren, müssen Sie zunächst definieren, in welchen Tabellen die benötigten Daten liegen. Wenn Sie das ERP-System nicht sehr gut kennen, ist die Definition dieser Tabellen ein aufwendiger Prozess, bei dem ein hohes Risiko besteht, wichtige Informationen auszulassen. Ihr Ansprechpartner in der Steuerabteilung verfügt oft nicht über das technische Wissen — er bedient eine Applikation und kennt die technischen Abläufe auf Datenbankebene nicht. Ein Systemverantwortlicher wiederum hat in der Regel nicht die fachliche Tiefe, um applikationsübergreifend fundierte Aussagen zu treffen — auch wenn all diese Applikationen steuerrelevant sind.

In Deutschland ist die gesetzliche Grundlage hierfür die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD legt fest, welche Unterlagen Unternehmen in maschinenlesbarer Form aufbewahren müssen und wie Finanzbehörden auf diese zugreifen dürfen. Sie unterscheidet drei Zugriffsarten: den unmittelbaren Datenzugriff (Z1), den mittelbaren Datenzugriff (Z2) und die Datenüberlassung (Z3). Die Z3-Fähigkeiten eines ERP-Systems sind der Schlüssel zur einfachen Beschaffung von Steuerdaten.

Was steckt in einem DaRT-Extrakt?

In SAP werden Daten für Betriebsprüfungen mit dem SAP Data Retention Tool extrahiert. Für Deutschland wurden die Tabellen, die Teil des Extrakts sind, in einem gemeinsamen Projekt der Deutschen SAP-Anwendergruppe (DSAG) und der deutschen Finanzbehörden festgelegt. Das DaRT-Format ist ein selbstbeschreibendes Datenformat, das eine typsichere Speicherung von Daten ermöglicht und Möglichkeiten zur Validierung der Datenintegrität bietet. Mit rund 400 Tabellen und 6.000 Feldern ist es ein guter Ausgangspunkt für Ihre Steueranalysen.

Der DaRT-Extrakt entspricht dem Z3-Verfahren — das Unternehmen übergibt eine strukturierte Datendatei, mit der Prüfer eigenständig arbeiten können. In Deutschland verwenden Betriebsprüfer in der Regel die Software IDEA (entwickelt von Caseware), um den Extrakt zu analysieren. Obwohl DaRT die Informationsbedürfnisse der deutschen Finanzbehörden erfüllt, reichen seine Möglichkeiten über verschiedene Rechtsordnungen hinaus. Insbesondere kann DaRT so angepasst werden, dass es das Format der Standard Audit File for Tax (SAF-T) erzeugt, das in vielen Ländern gefordert wird.

Der Extrakt deckt die Kernbereiche ab, die Sie für Steueranalysen benötigen: Finanzbuchhaltung (Hauptbuchbuchungen, Debitoren- und Kreditorenposten, offene Posten), Anlagenbuchhaltung, Controlling, Einkauf und Vertrieb. Er enthält außerdem umfangreiche Stammdaten, etwa zu Lieferanten, Kunden und Materialien. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie Zugang zu jedem gebuchten Beleg, dem vollständigen Kontenplan, Zahlungsbedingungen, Steuercodes und den dahinterliegenden Buchungsdaten haben — alles in einem konsistenten, validierten Datensatz.

Im Bereich der Umsatzsteuer, dem Fachgebiet, in dem ich am intensivsten gearbeitet habe, können Sie Auffälligkeiten in Hauptbuchbuchungen identifizieren. Sie können aber auch die physischen Warenbewegungen mit den Finanzströmen verknüpfen und so strukturelle Fehler aufdecken (z. B. systematisch falsche Steuercodes bei bestimmten Reihengeschäften) oder konforme Prozesse identifizieren, die Sie eigentlich nicht haben sollten, weil sie in einer Risiko-Nutzen-Analyse zu stark auf der Risikosite stehen.

DaRT Reader: Vom Extrakt zur Analyse

Die Arbeit mit DaRT-Extrakten ist nicht ohne Weiteres möglich. Das Format ist selbstbeschreibend — das bedeutet aber auch, dass die Daten als Sammlung von (oft großen) Dateien in einem proprietären Format ankommen, die vor der eigentlichen Analyse aufbereitet werden müssen. DaRT Reader übernimmt das für Sie. Es liest Ihren DaRT-Extrakt und gibt Ihnen sofortigen Zugriff auf die Daten — ohne Datenbankaufbau, ohne Extraktionsskripte, ohne Abhängigkeit vom IT-Team Ihres Mandanten.

Wenn Sie in der Steuerberatung, Forensik oder internen Revision tätig sind und sehen möchten, wie DaRT Reader in Ihren Arbeitsablauf passt, kontaktieren Sie uns unten für eine Demo-Anfrage.